Pracując na stanowiskach związanych z doskonaleniem czy też nadzorem nad procesami w firmach nie sposób nie spotkać się z … problemami. Co należy zrobić, gdy napotkamy jakiś na swojej drodze?
Oczywiście rozwiązać! Jak? Skutecznie! I właśnie o tym będzie w poniższy artykuł.
Zacznijmy od zdefiniowania czym w ogóle jest “problem”. To nieakceptowalna różnica pomiędzy stanem docelowym a bieżącą sytuacją. Może to być przykładowo za niska wydajność, zbyt częste postoje wąskiego gardła w naszym procesie czy wysokie koszty. Żeby jednak uznać dane odstępstwo od celu jako problem do natychmiastowego rozwiązania trzeba sobie jasno określić jakie odstępstwa od stanu docelowego są dla nas akceptowalne, a jakie nie. Takie działanie wymusza na nas pracę na konkretnych danych, a nie subiektywnych odczuciach.
Po przejściu przez pierwszy etap – czyli ustaleniu wskaźników i ich akceptowalnych poziomów może okazać się, że problemów jest bardzo dużo. Wiele przedsiębiorstw boryka się ze skakaniem od problemu do problemu i codziennym gaszeniem pożarów, bez długoterminowych sukcesów. Jest to efekt braku systemowego podejścia do rozwiązywania problemów. A metod oraz narzędzi, które można do tego wykorzystać jest naprawdę dużo. Raporty A3, formularze 8D, Six Sigma czy Toyota Kata.
Bez względu na co się zdecydujemy podstawą jest cykl PDCA zwany kołem Deminga. PDCA to akronim od angielskich słów: Plan, Do, Check oraz Act. W tłumaczeniu na polski będzie to kolejno: Zaplanuj, Wykonaj, Sprawdź i Działaj. Podejście to zostało zaproponowane przez Waltera Shewharta, a następnie rozpropagowane przez Wiliama Edwardsa Deminga. Początkowo było używane głównie w zakresie doskonalenia jakości, jednak z biegiem lat stało się podstawą do wszelkich metod ciągłego doskonalenia oraz rozwiązania problemów. Działanie zgodnie z cyklem PDCA ma zagwarantować nie tylko poprawę bieżącej sytuacji, ale także zabezpieczenie przed ponownym pojawieniem się tego samego problemu w procesie. Jak tego dokonać? Jakie narzędzia dodatkowo wykorzystać? Skoro zarówno raport A3, DMAIC i 8D opierając się na cyklu PDCA, to… na czym polega różnica i którą drogę wybrać? Raport A3 czy 8D to tylko (i aż) formularze. A3 powstało na potrzeby Toyoty i jego nazwa pochodzi od rozmiaru papieru. Wedle założenia na kartce A3 powinny zmieścić się wszystkie dane, szkice, analizy oraz planowane działania. I nie ma tam miejsca na zbędne komentarze i szczegóły. Tylko wartościowe treści. Natomiast 8D stworzono w USA – w Departamencie Obrony. Obecnie raport 8D jest najbardziej popularnym formularzem używanym do rozwiązywania problemów w branży motoryzacyjnej.
Podejście DMAIC utożsamiane z Six Sigmą także ma swoje korzenie w Stanach Zjednoczonych, a zostało opracowane w zakładach Motoroli na ich wewnętrzne potrzeby. Każda z tych metod pomaga w rozwiązaniu problemów – to jest w znalezieniu przyczyny źródłowej, zaplanowaniu działań w celu jej wyeliminowania i ustandaryzowaniu rozwiązań. Na tym polega (w dużym uproszczeniu) ciąg PDCA. Różnice polegają na tym, że Six Sigma z założenia zajmuje się skomplikowanymi problemami, w których mamy do czynienia ze zmiennością, wieloma czynnikami wpływającymi na wynik. Projekty realizowane przez Black Beltów Six Sigma zgodnie z teorią trwają nawet do roku czasu. Są to więc duże biznesowe case’y.
Zarówno raport 8D i A3 sprawdzą się w przypadku mniejszych problemów w organizacjach. Zazwyczaj nie wykorzystuje się tutaj testów statystycznych do zdefiniowania przyczyny źródłowej, a raczej proste analizy i testy na procesie. Oczywiście może się okazać, że nawet skomplikowane problemy rozwiążemy przy pomocy prostszych metod. Zależy to od naszego zespołu i determinacji.
Którą metodę zatem wybrać? Nie ma tutaj książkowego podziału – raczej wyczucie. Zawsze należy przeanalizować kompetencje zespołu biorącego udział w procesie rozwiązywanie problemów i dostosować narzędzie do organizacji. Wielokrotnie najlepszym rozwiązaniem na początek jest wykorzystanie pustej tablicy oraz markera. Dzięki temu można szybko zaangażować zespół do pracy i nie przerazić nikogo skomplikowanymi formularzami.
A jaką metodę Ty najczęściej stosujesz podczas rozwiązywania problemów?
